Integritetspolicy – 2018-05-24
Rev: 1
Vi vill med denna integritetspolicy informera dig som kund hos oss om hur vi behandlar dina personuppgifter. Den 25 maj 2018 träder nämligen den nya dataskyddsförordningen (GDPR) ikraft i hela EU och ersätter Personuppgifts-lagstiftningen (PUL). Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter och vi har därför uppdaterat vår integritetspolicy för att öka transparensen om hur vi behandlar dina personuppgifter samt ge tydlig information om dina rättigheter.
Denna integritetspolicy berättar om den information som vi samlar in från dig som kund. När vi samlar in dessa uppgifter agerar vi som Personuppgiftsansvariga och vi är enligt lag skyldiga att förse dig med information om oss, om varför och hur vi använder din data, och om de rättigheter du har över din data.
Vilka är vi?
Vi är Excelencia AB. Vår adress är Elektravägen 31, 126 30 Hägersten. Du kan kontakta oss via post på ovanstående adress, via e-post till gdpr@excelencia.se alternativt på telefon på 08-19 19 69.
Vi behöver inte ha ett dataskyddsombud, så alla förfrågningar om vår användning av dina personuppgifter bör adresseras till kontaktuppgifterna ovan.
Hur vi använder din information,
- När vi utför städtjänster till dig som kund
- När du är referens på vår hemsida
- Automatiserade beslut
- Säkerhet
När vi utför städtjänster till dig som kund
För att kunna utföra våra åtaganden inom ramen för våra tjänster så samlar vi in följande personuppgifter: namn, mejladress, adress, telefon, samt i vissa fall personnummer, som inhämtas vid hemstädningstjänster. Vi kan även komma att ta bilder från era arbetsplatser i samband med kvalitetsuppföljning. Du godkänner våra tjänster antingen via avtal eller via samtycke. I vissa fall delar vi med oss av dina uppgifter till tredje part. Detta regleras då med ett biträdesavtal, mellan oss och leverantören.
Dina uppgifter lagras och behandlas av vår administration och vår driftavdelning. Informationen kan även delas mellan avdelningarna, exempelvis administration och sälj, beroende på uppdragets karaktär. Vi behåller uppgifterna fem år efter avslutat avtal.
Vi har våra IT tjänster outsourcade. I och med detta lagras dina personuppgifter hos vår leverantör, som regleras mellan oss och leverantören i ett biträdesavtal.
När du använder vår webbplats
När du använder vår webbplats för att bläddra bland vårt tjänsteutbud och se den information vi gör tillgänglig, används ett antal cookies av oss och av tredje part för att tillåta att webbplatsen fungera. Vissa cookies kommer du att bli ombedd att ge ditt samtycke till, detta är för att samla in användbar information om besökare och för att hjälpa till att göra din användarupplevelse bättre.
När du skickar en förfrågan via vår hemsida
När du skickar en förfrågan via vår hemsida, ber vi dig om namn, telefonnummer och e-postadress, samt ev information som ni lämnar i fritexten. Vi använder denna information för att svara på din fråga. I samband med detta ger du oss ditt samtycke att spara detta. Vi rekommenderar därför ej att lägga in känsliga uppgifter om dig i fritexten.
Vi använder denna information för att svara på din fråga, inklusive att ge dig all efterfrågad information om vårt tjänsteutbud. Vi kan också maila dig flera gånger efter din förfrågan för att kunna följa upp ditt intresse och se till att vi har svarat din förfrågan till din belåtenhet. Vi kommer att göra detta baserat på berättigade intresse av att tillhandahålla korrekt information i samband med återkoppling.
Din förfrågan lagras och behandlas av vår sälj, administration eller vår driftavdelning, beroende på frågans karaktär. Informationen kan även delas mellan avdelningarna, exempelvis administration och drift, beroende på frågans karaktär.
Vi behåller förfrågan e-post i fem år. CRM-poster sparas i tre år efter den senaste kontakten med dig.
Din information lagras i vår webbplats leverantörs molntjänst, som är baserade inom Europeiska unionen. Detta regleras med ett biträdesavtal.
När du är referens på vår hemsida
I och med att du är med som referens på vår hemsida, har detta föregåtts av ett godkännande från din sida. Detta innebär att vi publicerar ditt namn och ett utlåtande kring våra tjänster i marknadsföringssyfte. I samband med detta ger du oss ditt samtycke att spara detta. Informationen lagras i 10 år.
Dina rättigheter som registrerade
Enligt lag kan du fråga oss vilken information vi har om dig, och du kan be oss att rätta till den om den är felaktig. Om vi har bett om ditt medgivande att behandla dina personuppgifter kan du när som helst återkalla detta medgivande.
Om vi behandlar dina personuppgifter på grund av samtycke eller för att uppfylla ett avtal, kan du be oss att ge dig en kopia av informationen i maskinläsbart format så att du kan överföra det till en annan leverantör.
Om vi behandlar dina personuppgifter på grund av samtycke eller berättigat intresse kan du begära att dina data raderas.
Du har rätt att fråga oss att sluta använda din information för en tidsperiod Om du tror att vi inte gör det lagligt.
För att skicka in en begäran angående dina personuppgifter via e-post eller per telefon, Vänligen Använd kontaktinformationen som anges ovan i den Vilka är vi avsnittet i denna policy.
Automatiserade beslut
Vi använder inte den information du lämnar till oss för att göra några automatiserade beslut som kan påverka dig.
Din rätt att klaga
Om du har ett klagomål om vår användning av din information, skulle vi föredra att du kontaktar oss direkt i första hand så att vi kan hantera ditt klagomål. Du kan också kontakta Datainspektionen direkt på datainspektione@datainspektionen.se eller på telefon 08-657 61 00.
Uppdateringar av denna Sekretesspolicy
Vi granskar regelbundet och vid behov uppdaterar denna sekretesspolicy från tid till annan när våra tjänster och användning av personuppgifter utvecklas. Om vi vill utnyttja dina personuppgifter på ett sätt som vi inte tidigare har identifierat kommer vi att kontakta dig för att lämna information om detta och vid behov be om ditt medgivande.
Vi kommer att uppdatera versionsnummer och datum för detta dokument varje gång det ändras.