Visselblåsarpolicy
Bakgrund
Excelencia AB uppmuntrar till en öppen och ansvarstagande företagskultur där missförhållanden inte ska förekomma. Det är samtligas plikt att så snabbt som möjligt agera vid misstanke om missförhållande. Excelencia AB förväntar sig att nu anställda och affärspartners rapporterar missförhållanden där företaget som organisation inte lever upp till fastställda lagar och principer.
Syfte
Syftet med denna policy är att anställda, affärspartners och tredje man ska känna sig trygga och veta att de kan rapportera missförhållanden och allvarliga händelser som rör företaget utan rädsla för negativa konsekvenser. Den rapporterande ska känna att denne blir tagen på allvar samt att det rapporterade hanteras professionellt och konfidentiellt.
Riktlinjer
Rapporterande personer uppmuntras att internrapportera missförhållanden och allvarliga händelser som de uppfattar som överträdelser av lagar, riktlinjer, interna styrdokument eller liknande som det finns ett allmänintresse att det kommer fram.
Policyn täcker inte personliga ärenden såsom till exempel trivsel på arbetsplatsen, arbetsrättsliga ärenden, missnöje med lön, dåligt eller orättvist ledarskap, ineffektiva system eller brist i återkoppling angående utförande av arbetsuppgifter. Anställda som önskar ta upp frågor inom dessa områden ska vända sig till sin närmsta chef eller annan lämplig ansvarig person. Detta för att säkerställa att dessa personliga ärenden bereds på bästa möjliga sätt.
Följande punkter är exempel på missförhållanden och allvarliga händelser som bör rapporteras:
• En person har inte följt gällande lag, följer inte gällande lag eller riskerar att inte följa gällande lag
• En anställds eller affärspartners hälsa och säkerhet har blivit hotad, är hotad eller riskerar att bli hotad
• Miljön har farit illa, far illa eller riskerar att fara illa
• Manipulation av redovisning eller finansiella data
• Finansiell brottslighet såsom givande och tagande av muta, bedrägeri och förfalskning
• Allvarliga former av diskriminering och trakasserier
• Information om att någon av ovannämnda situationer medvetet undanhålls
Förutsatt att misstankar om misskötsel, oaktsamhet eller brister på arbetsplatsen är rapporterade i god tro och inte av illvilja eller för personlig vinning, samt att det finns goda skäl att anta att ärendet är sant och relevant och den rapporterande har följt rutinerna för rapportering, kommer ärendet att hanteras enligt följande:
• Den rapporterande kommer skyddas från repressalier eller trakasserier som ett resultat av att han eller hon rapporterat ett missförhållande
• Anmälan är sekretessbelagd och det är bara den HR ansvarige som emottar anmälan.
Internrapportering
Misstanke om missförhållanden ska internrapporteras muntligt eller skriftlig till den HR ansvarige. Inkludera inte känsliga personuppgifter om det inte är nödvändigt för att beskriva ärendet.
HR ansvarige nås på följande sätt genom:
Mail hr@excelencia.se
Tel 08- 19 19 69 (sök visselblåsarfunktionen genom vårt växelnummer)
Post/brevledes: Visselblåsarfunkionen, Excelencia AB, Elektravägen 31, 126 30 HÄGERSTEN. Vid behov kan också rapportering ske genom fysiskt möte med HR.
Rapporterande person kommer att få en bekräftelse på sin anmälan inom sju dagar.
Excelencia AB är skyldigt att undersöka och hantera alla anmälningar rättvist, snabbt och konfidentiellt. Den rapporterande har rätt att vara anonym och HR har därmed tystnadsplikt om vem som har rapporterat missförhållandet. Undersökningens längd och omfattning kommer att bero av ärendets natur. En inledande undersökning genomförs för att besluta om det finns grund för att fortsätta undersökningen eller om det saknas grund för att fortsätta undersökningen på grund av att anmälan exempelvis är baserad på felaktig information. Inom 3 månader kommer den rapporterande personen få information om de eventuella åtgärder som planerats eller genomförts på grund av rapporteringen. Detta gäller dock inte om den som rapporterat avsagt sig bekräftelse eller om HR ansvarige har anledning att tro att en återkoppling skulle avslöja personens identitet.
Dokumentation kring ett ärende sparas så länge det är nödvändigt och utredning pågår och därefter raderas det. Bevarandet får dock inte ske längre än två år efter att ett uppföljningsärende har avslutats, därefter ska det raderas. För mer information om vår hantering av personuppgifter se företagets integritetspolicy.
Ansvar
Excelencia ABs chefer ansvarar för att alla anställda och affärspartners inom företaget är förtrogna med företagets visselblåsarpolicy, men det ligger på individens ansvar att följa den.
Externa rapporteringskanaler
Vi uppmanar dig att alltid först rapportera om missförhållanden internt, men ifall svårigheter skulle föreligga eller att det anses olämpligt har du även möjlighet till extern rapportering istället. Vi hänvisar dig då till att kontakta behöriga myndigheter.
Myndigheter med krav att införa extern rapporteringskanal
Arbetsmiljöverket, Boverket, Elsäkerhetsverket, Ekobrottsmyndigheten, Fastighetsmäklarinspektionen, Finansinspektionen, Folkhälsomyndigheten, Havs- och vattenmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten, Inspektionen för strategiska produkter, se deras hemsida. Inspektionen för vård och omsorg, Kemikalieinspektionen, Konsumentverket, Konkurrensverket, Livsmedelsverket, Läkemedelsverket, Länsstyrelserna, se deras hemsida, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Naturvårdsverket, Post- och telestyrelsen, Regeringskansliet, Revisorsinspektionen, Skatteverket, Skogsstyrelsen, Spelinspektionen, Statens energimyndighet, Statens jordbruksverk, Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll, Strålsäkerhetsmyndigheten, Transportstyrelsen